Algemene voorwaarden Sarah Neyrinck

Juridische gegevens:

“Sarah Neyrinck” (of ook “Sarah”, of ook “de muzikant”)
Witherenweg 30
2322 Minderhout
België
BE0712.371.848
0032494 31 85 11
welkom@sarahneyrinck.be
www.sarahneyrinck.be

Gebruik van de algemene voorwaarden

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle communicatie, offertes, boekings, facturen en afspraken met Sarah Neyrinck of ander namen van projecten van Sarah Neyrinck, ook van in het verleden, zoals Press Pause of Sunday Suzy.

In het geval dat er een of meerdere zaken uit de algemene voorwaarden niet in orde zijn op het optreden of vooraf, worden er kosten aangerekend met een minimum van € 50 per onregelmatigheid, tenzij anders bepaald in deze voorwaarden of tenzij de werkelijke schade groter is.

De bijzondere voorwaarden die schriftelijk - bijvoorbeeld per mail - werden afgesproken gaan voor op de algemene voorwaarden.

Jij bent zelf als organisator verantwoordelijk voor het naleven van de voorwaarden. Ik kan niet verplicht worden mij te schikken naar voorwaarden die door een andere partner (voorbeeld: locatie, catering, ...) worden gesteld als die niet verenigbaar zijn met mijn voorwaarden.

Het is ook de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever om in orde te zijn met de juridische zaken zoals verzekeringen en de regels rond auteursrecht en naburige rechten.

1. Boeking, betaling en annulering

Aanvraag en offerte

Prijzen zijn altijd exclusief btw (btw meestal vrijgesteld), exclusief verplaatsingskosten en exclusief geluidsinstallatie. Een offerte is twee weken geldig.

Boeking

Bij de reservering van de datum voor een opdracht wordt rekening gehouden met het doorgegeven tijdstip en de afgesproken duur van de opdracht. Latere wijzigingen van tijdstip en duur zijn enkel mogelijk in overleg en naargelang de beschikbaarheid.

Als op de dag van de opdracht zelf blijkt dat er langer live muziek nodig is, kan dat in overleg en mits betaling van een meerprijs. De opdrachtgever gaat ermee akkoord dat de artiest bij een kleine uitloop van een onderdeel, bijvoorbeeld de geboekte receptie, blijft doorspelen zonder overleg en hiervoor de kosten doorrekent.

Als de opdracht uitloopt of te laat start (bijvoorbeeld ceremonie) en de artiest is hierdoor te laat op een volgende afspraak, kan de artiest een schadevergoeding eisen die forfaitair wordt bepaald op € 750.

De geboekte onderdelen vinden in principe altijd aaneensluitend plaats (met een pauze van max een half uur voor verplaatsing). Als dat niet zo is, wordt er een wachttarief aangerekend.

Betaling

Een voorschot is verschuldigd op het moment van reservering.

Het voorschot bedraagt 50% van de waarde van de opdracht, exclusief verplaatsingskosten, vermeerderd met 100% van de waarde van de huurkost voor geluidsinstallaties, lichtinstallaties of ander technisch materiaal inclusief vervoers- en opstelkosten daarvan.

Het saldo van de betaling wordt gefactureerd ongeveer een maand voor de datum van de boeking. In geval van laattijdige betaling, wordt er vanaf de vervaldag 15% intrest aangerekend met een minimum van € 50. Kosten voor aanmaningen worden tevens aangerekend.

In het geval dat factuurgegevens achteraf moeten worden aangepast, wordt er een administratieve kost aangerekend van € 35 per factuur.

Annulering door de opdrachtgever

Bij annulering langer dan acht maanden op voorhand is 50% van de totale waarde van de opdracht verschuldigd, vermeerderd met de kosten van reeds uitgevoerd werk (o.a. repetitietijd, afspraken, …) of gemaakte kosten, zonder dat deze bewezen moeten worden, vermeerderd met 100% van de waarde van de huurkost voor geluidsinstallaties, lichtinstallaties of ander technisch materiaal inclusief vervoers- en opstelkosten daarvan.

Bij annulering minder dan acht maanden voor de opdracht, is het volledig afgesproken bedrag verschuldigd, exclusief verplaatsingskosten van personen.

Gezien het specifieke karakter van de diensten op optredens en de belangrijkheid van de datum daarvan, is een wordt een verplaatsing van de datum van de opdracht gelijkgesteld aan een annulering. Bij verplaatsing zijn bovendien voor de nieuwe datum steeds de op dat moment geldende tarieven van toepassing.

Overmacht - Beperkende maatregelen door de overheid in geval van een epidemie zijn jammer genoeg niet meer uitzonderlijk of onverwacht. Een annulering of verplaatsing bijvoorbeeld omwille van beperkende coronamaatregelen is daarom geen annulering of verplaatsing wegens overmacht. Overmacht wordt strikt geïnterpreteerd en kan enkel in zeer uitzonderlijke gevallen worden ingeroepen. Bijvoorbeeld: ziekte of een overlijden in de familie zijn jammer genoeg geen situaties van overmacht.

Annulering door de muzikant

De muzikant kan in uitzonderlijke gevallen de opdracht moeten annuleren. In dat zeldzame geval zoeken we uiteraard mee naar een gepaste oplossing of back-up en laten we dat tijdig weten in de mate van het mogelijke. Wij beschikken over een groot netwerk professionele muzikanten die graag last minute inspringen en doen ons best om een waardig alternatief te kunnen voorstellen. Er is in geen enkel geval een schadevergoeding verschuldigd door de muzikant of ingeschakelde derden (onderaanneming) aan de opdrachtgever.

2. Muziekkeuze

Voor huwelijken zijn er voor ceremonie en openingsdans mogelijkheden om de nummers zelf te kiezen, uit repertoire of buiten repertoire, volgens de gemaakte afspraken. De gekozen nummers moeten definitief doorgegeven worden volgens de timing die de muzikant doorgeeft. Indien dit niet tijdig gebeurt, worden kosten aangerekend. Latere wijzigingen van nummers kunnen enkel doorgaan in overleg en hebben een meerkost die op dat moment wordt bepaald.

De vrije nummerkeuze gebeurt steeds in overleg. Sarah kan bepaalde nummers weigeren.

In principe zorgt enkel Sarah Neyrinck voor de muziek op jullie ceremonie. Als jullie nog andere muziek willen op jullie ceremonie via een afspeellijst of door een andere muzikant, kan dit enkel in overleg.

Voor andere optredens dan ceremonies bepaalt Sarah de setlist zelf en probeert ze rekening te houden met suggesties in de mate van het mogelijke.

Sarah is in de eerste plaats zangeres en speelt piano en gitaar enkel als begeleiding. Instrumentale nummers (klassieke nummers, orkestnummers, …) zitten daarom slechts beperkt in het repertoire. Tijdens een religieuze viering zingt Sarah geen kerkelijke liederen of religieuze intermezzo’s die niet in haar repertoire zitten.

De uitvoering van de gekozen nummers door Sarah wijkt vaak af van het origineel. Aanpassingen in structuur, lengte of tekst van het nummer kunnen enkel in overleg en hebben desgevallend een meerkost.

Als er achtergrondmuziek voor de ceremonie is inbegrepen in het pakket, kan de lengte daarvan afwijken of kan Sarah beslissen op het moment zelf dat niet te doen (bijvoorbeeld als de gasten te ver staan of als de sfeer zich daar niet toe leent).

3. Praktisch

Toegang, laden en lossen, parkeren

De locatie moet vanaf twee uur (soms vroeger) voor de start van de opdracht toegankelijk zijn voor opstellen en soundcheck. Vanaf dan is er ook iemand op de locatie aanwezig om aan te geven waar de muzikant zich mag opstellen, voor praktische vragen en om al wat drinken te kunnen voorzien.

Er moet een legale parkeerplaats beschikbaar zijn binnen 20 meter van de exacte plaats van het optreden voor laden en lossen en parkeren tijdens de opdracht. Parkeerkosten en boetes of andere kosten in het geval dat fout parkeren de enige mogelijkheid is, worden doorgerekend aan de opdrachtgever. Indien verder gaan parkeren de enige mogelijkheid is, moet dat overlegd worden en worden extra kosten aangerekend voor de extra tijd.

Er moet een wc ter beschikking zijn vanaf aankomst. Vraag dat bijvoorbeeld even na voor een kerkelijke ceremonie.

Social media en gebruik foto's

Social media is voor Sarah het online portfolio van haar werk om klanten en bruidsparen te inspireren. Sarah kan zelf foto’s en filmpjes maken van de opdracht, d.w.z. van de locatie, het opstellen, of het optreden zelf, om te gebruiken op social media of de website.

Bij de boeking ga je er daarnaast mee akkoord om de hele galerij te delen met de foto's door de fotograaf van de opdracht, die mogen gebruikt worden voor social media en op de website door Sarah, uiteraard met creditering van de fotograaf. Sarah houdt er graag rekening mee dat bepaalde personen niet herkenbaar worden weergegeven. Laat het zelf weten als je hier andere wensen of verwachtingen over hebt.

Eten en drinken

Bij opdrachten langer dan 1,5 uur vragen we om ook doorlopend plat water, thee, koffie en een gezonde en voldoende grote hoofdmaaltijd (hapjes niet voldoende) te voorzien, tijdens of aansluitend aan het optreden, zowel voor Sarah zelf als voor de bandleden en techniekers die voorzien zijn op de opdracht. Vraag het aantal personen eventueel na bij Sarah.

Het is daarnaast ook mogelijk dat er één of twee helpers meekomen met Sarah die ook gratis moeten kunnen eten en drinken. In dat geval geeft Sarah dat tijdig door.

Voor een kerkelijke ceremonie hoeft er niets voorzien te worden.

4. Geluids- en lichtinstallatie, podium

Versterkte muziek

Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever dat de zaal/locatie op de hoogte is dat er live muziek zal zijn en dat versterkte muziek toegelaten is, op een eigen of aangepaste geluidsinstallatie en dat er voldoende ruimte is om de geboekte formules (solo, band, ...) op te stellen.

Sarah speelt altijd versterkt. Uitzonderingen hierop zijn geen grond voor kosteloze annulering door de opdrachtgever.

Geluidsinstallatie huren bij Sarah

De geluidsinstallatie kan gehuurd worden bij Sarah, prijs op aanvraag, en afhankelijk van de vorm van de geboekte formule(s), de locatie, buiten- of binnenopstelling, en het aantal gasten.

Een draadloze microfoon voor de ceremoniespreker kan ook voorzien worden.

Een stopcontact (desgevallend verlengkabel) op elke plaats van opstelling van de muziek moet dan voorzien worden door de opdrachtgever.

De elektrische installatie van de locatie waarop de geluidsinstallatie wordt aangesloten dient voldoende en conform te zijn en geaard. Er mogen geen andere toestellen zijn verbonden met de stroomkring voor het geluid.

Schade aan de geluidsinstallatie van de artiest door uitvallen van de elektriciteit of een niet conforme installatie, of door toedoen van de opdrachtgever, een van diens gasten, of een van de partners waarmee werd samengewerkt op het evenement, zijn ten laste van de opdrachtgever.

Als de eigen geluidsinstallatie geboekt wordt, stellen wij deze op meteen voorafgaand aan het optreden en ruimen wij op meteen aansluitend na het optreden. Dat geldt ook voor de soundcheck. Als dit om praktische redenen niet mogelijk is en er vroeger moet worden opgesteld of pas later kan worden afgebroken, moet dat op het moment van boeking worden doorgegeven en rekenen wij kosten aan voor de wachttijd.

Als de geluidsinstallatie voor de band wordt voorzien, is dat meestal door onze vaste verhuurpartner en zijn de momenten van opstellen en afbraak in overleg.

In uitzonderlijke gevallen heeft Sarah hulp nodig bij het opstellen en afbreken van haar geluidsinstallatie. Het gaat dan om het laden en lossen van de spullen uit de auto tot op de plaats van optreden en omgekeerd en eventueel tussentijdse verplaatsingen. De opdrachtgever zorgt in dat geval dat iemand 2 x 10 minuten beschikbaar is om hierbij te helpen, aan begin en einde van elk onderdeel met live muziek. Sarah geeft tijdig aan of dit voor de betreffende opdracht nodig is.

De geluidsinstallaties worden enkel opgesteld op gelijkvloers plaatsen. Als er trappen zijn of de plaats voor het opstellen is op een verdieping, worden er extra kosten aangerekend. Ook als het niet mogelijk is om tot 20 meter van de plaats(en) voor het opstellen te rijden met de wagen, worden kosten aangerekend voor de extra opsteltijd.

Podium en lichtinstallatie is niet verplicht, maar wel absoluut aanbevolen voor een professionele uitstraling en vooral net dat extra effect die de sfeer mee zal bepalen. Deze elementen en eventuele extra’s kunnen zonder probleem via ons worden afgenomen bij onze externe partner, die zorgt voor een perfecte opstelling van alle onderdelen.

Indien voor de band (vanaf trio) de geluidsinstallatie bij ons wordt afgenomen, is het dus niet mogelijk om het eventuele podium en de lichtinstallatie voor de band zelf of door een andere partner te laten voorzien, aangezien de geluidsinstallatie wordt voortgebouwd op het podium en ook wordt opgesteld in functie van de lichtinstallatie.

Eisen geluidsinstallatie

Indien de geluidsinstallatie wordt voorzien door de opdrachtgever, gelden de volgende vereisten daarrond en is deze beschikbaar vanaf anderhalf uur (soms vroeger, dat geeft Sarah door) voor de start van de live muziek samen met een geluidstechnieker. Deze eisen gelden voor de solo-opstelling. Wanneer er meerdere bandleden geboekt werden, gelden andere eisen, waarvan de technische rider op verzoek kan worden doorgegeven.

PA-systeem met twee of meer speakers links en rechts op hoogte, voldoende sterk voor de locatie en het aantal gasten, of gelijkwaardig, voldoende kwalitatief
Monitorbox
Mengpaneel min 5 kanalen met extra stereo-uitgang die Sarah kan gebruiken (naast de front en de monitor)
Drie stopcontacten
Microfoon Shure SM58 beta
Microfoonstaander plooibaar
Lage stoel (ceremonie) of hoge kruk (receptie)
1x of 2x di (piano en gitaar)
Alle nodige bekabeling
Reeds opgesteld met een technieker om de installatie te bedienen

Een vaste geluidsinstallatie in een kerk is dus bijvoorbeeld nooit conform de eisen voor de live muziek. Van andere soorten vaste installaties bekijken wij graag mee of het conform is aan onze eisen voor live muziek. Wij gaan alleen voor het beste geluidskwaliteit! Als een deel van de bovenstaande zaken wel voorzien kan worden, bekijk ik graag mee of ik daarop kan aansluiten en voor welke meerprijs.

Geluidstechnieker

Voor onze trioformule en full band formule spelen wij op in ears om comfortabel te spelen en onze oren te sparen. Die vertrouwen we dan ook niet toe aan andere techniekers dan onze vaste partner. Onze vaste geluidstechnieker wordt dus bij die opdrachten standaard voorgesteld.

Materiaal

Er wordt voor de muzikant een comfortabele stoel zonder armleuningen voorzien bij elke plaats waar ze moet spelen: een lage voor een ceremonie en een hoge kruk met voetsteun in de andere gevallen. De ondergrond op de plaats waar Sarah optreedt, moet droog, stabiel (recht) en proper zijn. Indien nodig wordt een ondergrond voorzien (tapijt, planche, ...).

De instrumenten, tablet met partituren en de eigen geluidsinstallatie van Sarah kunnen niet tegen de regen of hitte.

Bij risico op regen kan Sarah zich dus niet opstellen in openlucht, tenzij onder een afdak of tent die groot genoeg is, ook voor slagregen. Let op: dit gaat om kàns op regen, niet op effectieve regenbuien. De installaties staan vaak uren of zelfs soms een volledige dag opgesteld zonder dat er tussen het optreden door ruimte is om deze op te ruimen (bijvoorbeeld ceremoniesetting, receptiesetting). Dan moet er dus rekening gehouden worden met de voorspellingen voor de hele dag. De muzikant maakt altijd deze beslissing zelf en kan dus ten allen tijden beslissen een installatie niet op te stellen als er geen voldoende beschutting voorzien wordt.

Hetzelfde geldt voor hitte. Bij te warm weer kan het materiaal van Sarah niet in de volle zon of op een warme plaats (serre, ...) opgesteld worden door risico op oververhitting. De piano blokkeert ook op te fel zonlicht. Zorg dus voor beschutting op een zonnige dag van april tot en met oktober. Een parasol is dan zeker voldoende.

Locatiebezoek

Een tijd en verplaatsingskosten voor een locatiebezoek zijn niet standaard inbegrepen in de prijzen en pakketten. Op aanvraag kan dat wel worden voorzien en wordt de meerkost daarvoor doorgegeven. Een videocall is vaak een voldoende oplossing als alternatief. Er zijn ook heel veel locaties die bij ons al bekend zijn.